Новомосковська ДПІ інформує

Новомосковська ДПІ інформує про витрати на відрядження: бухгалтерський та податковий облік.

Загальні поняття про службові відрядження

Згідно з п. 1 розділу І Інструкції № 59 службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк в інший населений пункт для виконання службового доручення за межами місця його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства). Крім того, в Інструкції зафіксовано певні моменти, що стосуються службових відряджень працівників підприємств, організацій, установ, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, зокрема:

• у разі направлення працівника у відрядження його необхідно забезпечити авансом для здійснення поточних витрат під час відрядження (готівковими або безготівковими коштами з використанням платіжних карток);
• повинні бути встановлені граничні строки відряджень: не більше ніж 30 календарних днів при відрядженні в межах України та не більше ніж 60 календарних днів при відрядженні за кордон. Слід зазначити, що раніше також необхідно було вести спеціальний журнал реєстрації відряджень, проте змінами, внесеними наказом № 694 до Інструкції № 59, такий документ скасовано. Крім того, згідно із внесеними змінами, якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження за наказом, то з дозволу керівництва підприємства береться до уваги затримка у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні. При цьому строк перебування такого працівника поза місцем роботи не повинен перевищувати строків, наведених у постанові № 98 (тобто не більше ніж 30 календарних днів при відрядженнях у межах України та 60 календарних днів при відрядженнях за кордон). Слід зазначити, що ці вимоги стосуються бюджетних підприємств.

Іншим суб’єктам господарювання різних форм власності слід керуватися Податковим кодексом, КЗпП, внутрішніми документами підприємства. Так, у ст. 121 КЗпП законодавчо закріплено такі гарантії та компенсації працівникам при службових  відрядженнях: працівники мають право на відшкодування витрат і одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями; працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати на найм житла згідно із законодавством; за відрядженими працівниками протягом відрядження зберігається місце роботи (посада); працівникам, які направляються у відрядження, оплата праці здійснюється згідно з умовами трудового або колективного договору, її розмір не може бути меншим, ніж середній заробіток.

Роз’їзний характер роботи

Пунктом 2 розділу 1 Інструкції № 59 передбачено, що службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або носить роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями. Незважаючи на те що дія Інструкції № 59 поширюється на бюджетні підприємства, такий самий підхід застосовується і до госпрозрахункових підприємств. Так, згідно з листом № 5/13/116 при визначенні поняття «роз’їзний характер робіт» необхідно виходити з організації (характеру) виконання (проведення) зазначених робіт. Така організація робіт передбачає виконання робіт на об’єктах, які знаходяться на значній відстані від місця розташування організацій, що пов’язано з поїздками в неробочий час від місця знаходження організації (збірного пункту) до місця роботи на об’єкті й назад. Надбавки (доплати) за роз’їзний характер роботи встановлюються працівникам з метою відшкодування витрат, пов’язаних з постійним їхнім переміщенням (або переміщенням підприємства), а також відірваністю від постійного місця проживання. Крім того, такі надбавки можуть встановлюватися працівникам, які працюють на об’єктах, значно віддалених від місця розташування підприємства, у зв’язку з поїздками в неробочий час від такого місця розташування до місця роботи на об’єкті й назад.

Згідно зі ст. 7 Закону № 3356 питання розміру доплат за роз’їзний характер роботи необхідно вносити до колективного договору, як і питання організації інших виплат (доплат, надбавок, премій тощо).

Порядок оформлення службових відряджень

На госпрозрахункових підприємствах порядок оформлення службових відряджень регламентується, як правило, внутрішніми розпорядчими документами. Зазвичай це відбувається таким чином. Ініціююча сторона — це або сам відряджений, або його безпосередній керівник (начальник відділу, цеху тощо) — складає службову записку на ім’я керівника підприємства, у якій обґрунтовує необхідність конкретного службового відрядження. Після одержання згоди видається наказ (розпорядження) по підприємству про відрядження, де зазначаються прізвище, ім’я та по батькові, посада відрядженого працівника, місце відрядження (населений пункт, підприємство), його строк і ціль, додаткові обмеження (наприклад, може встановлюватися максимальна вартість оплати за проживання, заборона на проїзд у вагонах СВ тощо). Крім того, у наказі доцільно навести розрахунки суми витрат на відрядження, які повинні бути видані відрядженому працівникові авансом. Працівник, який направляється у відрядження, знайомиться з наказом під розпис, одержує завдання на відрядження та аванс. Щодо видачі авансу на службові відрядження необхідно зазначити, що прямий обов’язок роботодавця видавати його відрядженому працівнику перед відрядженням. Це встановлено для бюджетних організацій (п. 4 Інструкції № 59). Для госпрозрахункових підприємств таку норму в чинному законодавстві не встановлено, не враховуючи обов’язку відшкодовувати понесені витрати, про що вже йшлося вище. Водночас з метою забезпечення виконання виробничих завдань, у тому числі завдань на відрядження, підприємство має право встановити обов’язок щодо видачі авансу перед відрядженням. Такий обов’язок можна закріпити внутрішнім документом, зокрема положенням про відрядження.

Видача коштів і порядок звітування

Згідно з п. 2.11 Положення № 637 видача готівки на відрядження, як і будь-яка інша видача грошей під звіт, здійснюється відповідно до законодавства України. Тобто вона провадиться з каси підприємства за видатковими касовими ордерами (видатковими відомостями) або шляхом перерахування коштів з поточного рахунку підприємства на банківську платіжну картку працівника. Також зафіксовано, що видача коштів здійснюється лише за умови подання підзвітною особою звіту за раніше отримані під звіт суми. На сьогодні чинні форма «Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт» (далі — Звіт) і Порядок його заповнення, затверджені наказом № 845.

Відповідно до пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу форма Звіту встановлюється контролюючим органом. Також у цьому підпункті зазначається, що Звіт подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник закінчує відрядження. За наявності залишку невитрачених коштів вони підлягають поверненню в касу або зарахуванню на поточний банківський рахунок підприємства до або при поданні Звіту. Також установлено окремі строки у разі, якщо видача коштів під звіт проводилася з використанням банківських платіжних карток, банківських або іменних чеків. Якщо під час службового відрядження готівку отримано підзвітною особою з використанням платіжних карток, то подання Звіту і повернення невикористаної суми повинні бути здійснені до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (абзац «а» пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу). Якщо під час службового відрядження підзвітна особа використовувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання Звіту не перевищує 10 банківських днів, підприємство-роботодавець за наявності поважних причин має право продовжити цей строк до 20 банківських днів (для встановлення причин розбіжностей між відповідними звітними документами) (абзац «б» пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу).

Обмеження в готівкових розрахунках

Згідно з п. 2.3 Положення № 637 підприємства (підприємці) мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою та/або з фізичними особами протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами у межах сум розрахунків готівкою, установлених відповідно до п. 1 постанови № 210. Слід зазначити, що таке обмеження не поширюється на використання коштів, виданих на відрядження. Це також зафіксовано в п. 2.3 Положення № 637. Якщо ж у період перебування у відрядженні підзвітній особі довелося витратити кошти на виробничі (господарські) потреби підприємства, обмеження застосовується лише до суми таких коштів. Отже, таку операцію може бути здійснено в межах 10 000 грн. (гранична сума розрахунків готівкою підприємств (підприємців) одне з одним, кількість підприємств (підприємців) при цьому не обмежено).

Особливості видачі коштів при службових відрядженнях за кордон

У разі службових відряджень за кордон аванс в іноземній валюті на витрати на відрядження, а також на представницькі витрати видається підприємством з поточного рахунку, відкритого в іноземній валюті (п. 2.1 Правил № 200). Згідно з п. 2.2 цих Правил видача здійснюється на підставі заяви на видачу готівки, довіреності представнику підприємства на одержання іноземної валюти в касі банку, а також листа-розрахунку витрат із зазначенням прізвища, імені та по батькові відрядженого (інших осіб), що виїжджають за кордон.

Підприємство також має право придбавати дорожні чеки на суму витрат на відрядження і представницьких витрат, для цього необхідно скласти заяву в довільній формі, а також надати документи, наведені вище (п. 2.3 Правил № 200).

Якщо відрядження здійснюється на транспортному засобі, який є на балансі підприємства (або на орендованому), то таке підприємство має право також використовувати готівкову іноземну валюту з поточних рахунків для забезпечення експлуатаційних витрат, пов’язаних з експлуатацією транспортних засобів за кордоном (п. 3.1 Правил № 200). У цьому випадку до банку необхідно подати такі документи:

• заяву на видачу готівки;
• довіреність представнику підприємства на одержання іноземної валюти в касі банку;
• лист-розрахунок, де зазначено: мета виїзду; прізвище, ім’я та побатькові (за наявності) особи, яка вивозить готівку для забезпечення експлуатаційних витрат, розрахунки експлуатаційних витрат, пов’язаних з обслуговуванням транспортних засобів за кордоном (п. 3.2 Правил№ 200).

Необхідно зазначити, що операції з придбання будь-яких товарно-матеріальних цінностей за готівку в іноземній валюті в період перебування у відрядженні за кордоном працівник не може здійснювати, оскільки такі операції належать до торговельних. А розрахунки в межах торговельного обігу здійснюються тільки через уповноважені банки (ст. 7 Декрету № 15-93).

Не використаний після закінчення відрядження залишок готівкової іноземної валюти підлягає зарахуванню безпосередньо на поточний рахунок в іноземній валюті протягом п’яти банківських днів з моменту оприбуткування в касі підприємства, далі вона може використовуватися підприємством лише на аналогічні цілі (тобто відрядження та/або експлуатаційні витрати за транспортними засобами за кордоном) або продаватися (п. 8.4 Правил № 200, п. 11 розділу III Положення № 281). Якщо ж працівник — резидент України використовував у відрядженні за кордоном власні кошти, витрати йому відшкодовуються в гривневому еквіваленті за курсом Нацбанку України, що діє на момент виплати. Виняток становлять працівники-нерезиденти, яким за їх бажанням виплати можуть здійснюватись як в іноземній валюті, так і у валюті України (п. 2.5 Правил № 200).

Документи, що підтверджують службові відрядження та понесені витрати

Слід зазначити, що наказ № 260, яким було затверджено форму «Посвідчення про відрядження», втратив чинність ще в 2011 р. Тому підприємства мають право самостійно розробляти й використовувати форми первинних документів (п. 2.7 Положення № 88). Зокрема, це може бути посвідчення, що містить реквізити завдання на відрядження з наказу. Також можна використовувати окремо бланк з відмітками про прибуття та вибуття. Такі відмітки, завірені підписамита печатками в місцях відрядження, дають змогу визначити фактичний строк перебування у відрядженні. Крім цих документів як підтвердні можуть слугувати готельні рахунки, транспортні квитки, інші документи, що підтверджують понесені витрати, а також час перебування у відрядженні. Наприклад, для водіїв і експедиторів це можуть бути товарно-транспортні накладні з відмітками про одержання товару, дорожній лист вантажного автомобіля (за його наявності) — на сьогодні така форма не є обов’язковою, але підприємства мають право її застосовувати.

Сума добових визначається таким чином:

• при відрядженні в межах України та до країн, в’їзд громадян України на територію яких не вимагає наявності візи, — згідно з наказом по підприємству про відрядження та відповідним первинним документом;
• при відрядженнях до країн, в’їздна територію яких здійснюється за наявності візи, — згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої особи Держприкордонслужби України в закордонному паспорті або документі, що його заміняє. У разі відсутності відповідних підтвердних документів або відміток Держприкордонслужби України сума добових включається до об’єкта оподаткування ПДФО.

 

Бухгалтерський облік витрат на службові відрядження

Відповідно до положень ПБО 16 витрати на оплату службових відряджень є витратами звітного періоду та залежно від належності працівника до відповідного підрозділу підприємства можуть бути включені до складу таких витрат:

• собівартості реалізованої продукції (робіт, послуг) як інші прямі витрати, які можна віднести до конкретного об’єкта витрат (пункти 11, 14 ПБО 16), якщо відрядженими працівниками є, наприклад, наладчики устаткування при наданні послуг безпосередньо на об’єкті, будівельники при виконанні будівельно-монтажних робіт тощо;
• загальновиробничих при відрядженнях персоналу дільниць, цехів (п. 15.1 ПБО 16);
• адміністративних, якщо відряджені працівники задіяні в управлінні та обслуговуванні підприємства (п. 18 ПБО 16);
• витрат на збут, якщо відряджаються працівники, зайняті збутом (п. 19 ПБО 16).

Для обліку розрахунків з підзвітними особами, у тому числі за витратами на службові відрядження, Інструкцією № 291 передбачено субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За Дт субрахунку 372 відображаються видача коштів під звіт та/або відшкодування понесених витрат, за Кт — дані відповідно до затверджених авансових звітів, а також повернення коштів у касу підприємства та/або утримання із заробітної плати. Основними кореспонденціями рахунків при відображенні понесених витрат у зв’язку із службовими відрядженнями є:

• Дт субрахунку 372 — Кт субрахунків 301 (311) — при видачі коштів у гривнях під звіт та/або відшкодування понесених витрат;
• Дт субрахунку 372 — Кт субрахунків 302 (312) — при видачі коштів в іноземній валюті підзвіт;
• Дт рахунків 23, 91, 92, 93 — Кт субрахунку 372 — відображаються понесені витрати (добові, проїзд, проживання, страхування тощо) у складі витрат звітного періоду;
• Дт субрахунків 203, 205, 207, 209 — Кт субрахунку 372 — відображається придбання запасів для господарських потреб у період відрядження;
• Дт субрахунку 641/ПДВ — Кт субрахунку 372 — відображаються суми ПДВ за понесеними витратами;
• Дт субрахунку 661 — Кт субрахунку 372 — утримання невикористаних коштів із заробітної плати.

Податковий облік витрат на службові відрядження: податок на доходи фізичних осіб

Слід зазначити, що суб’єкти господарювання, які не фінансуються за рахунок бюджетних коштів, можуть самостійно встановлювати розміри добових витрат. Про таке рішення необхідно зазначити у внутрішніх документах (колективному договорі, Положенні про відрядження) або наказі про відрядження. Але при цьому слід пам’ятати, що для цілей податкового обліку суми добових, що перевищують норми, установлені пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу, є об’єктом оподаткування ПДФО.

Не включаються до об’єкта опо­даткування ПДФО добові витрати в таких розмірах:

• при відрядженнях у межах території України — не більш як 0,2 мінімальної заробітної плати, установленої на 1 січня звітного року, за кожний календарний день відрядження;
• при відрядженнях за кордон — не більш як 0,75 мінімальної заробітної плати.

Нагадаємо, що станом на 01.01.2015 р. мінімальну заробітну плату встановлено в розмірі 1218 грн. Отже, максимальний розмір добових у межах України на сьогодні становить 243,60 грн. (1218 х 0,2), при відрядженнях за кордон — 913,50 грн. (1218 х 0,75).

В абзаці «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу наведено перелік витрат, пов’язаних зі службовими відрядженнями, суми за якими не є доходами, а отже, об’єктом оподаткування ПДФО. До них належать: витрати на проїзд (у тому числі на броню­вання транспортних квитків і перевезення багажу) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті); оплата вартості проживання в готелях (мотелях) і витрати на харчування або побутові послуги (прання, чищення, лагодження й прасування одягу, білизни, взуття), витрати на наймання інших житлових приміщень; оплата телефонних переговорів; оформлення закордонний паспортів, дозволів на в’їзд (виїзд); витрати на обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду й перебування в місці відрядження, у тому числі податки і збори, які підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.

Причому всі перелічені витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО лише за наявності відповідних підтвердних документів:

• транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона і документа про оплату за всіма видами транспорту (у тому числі чартерних рейсів);
• рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення і проживання (у тому числі бронювання місць), страхових полісів тощо. Окремо виділено витрати на відрядження, не підтверджені документально: до них належать витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб (добові витрати).

Згідно з пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Податкового кодексу до складу оподатковуваного доходу включається також сума надміру витрачених коштів, отриманих на відрядження та не повернутих у встановлений термін. І розмір, і строки встановлено в п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу.

Якщо говорити конкретно, то до складу оподатковуваного доходу включаються суми надміру витрачених і не повернутих у строк коштів, а також такі виплати: добові в частині перевищення встановлених максимальних розмірів (243,60 грн., 913,50 грн.); добові в повному розмірі у разі відсутності відповідних первинних документів і оцінок Держприкордонслужби України; витрати на проїзд, проживання, телефонні переговори, оформлення закордонних паспортів та інші витрати, понесені у зв’язку зі службовим відрядженням, за відсутності підтвердних первинних документів.

Базу оподаткування ПДФО у разі надміру витрачених коштів, виданих на відрядження та несвоєчасно повернутих підприємству, згідно з п. 164.5 ст. 164 Податкового кодексу необхідно збільшити на натуральний коефіцієнт 1,176471 при ставці ПДФО 15% і 1,25 при ставці ПДФО 20%. У звіті за формою № 1ДФ, затвердженою наказом № 4, такий дохід і ПДФО за ним відображаються із присвоєнням коду 118 «Кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, у тому числі надміру витрачені та не повернуті у встановлені законодавством строки (підпункт 164.2.11 пункту 164.2 статті 164 та підпункт 165.1.11 пункту 165.1 статті 165 розділу IV Кодексу)». Щодо строку перерахування ПДФО до бюджету, то тут необхідно керуватися пп. 168.1.4 п. 168.1 ст. 168 Податкового кодексу, яким передбачено, що при нарахуванні (виплаті) доходу у негрошовій формі або з каси в готівковій формі ПДФО сплачується до бюджету протягом наступного після такого нарахування (виплати) банківського дня. У цьому випадку — протягом наступного банківського дня після затвердження авансового звіту.

Податковий облік витрат на службові відрядження: військовий збір

Відповідно до пп. 1.1 п. 16ˡ підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу платниками військового збору є особи, визначені п. 162.1 ст. 162 цього Кодексу, зокрема фізичні особи — резиденти, які одержують доходи із джерела їх походження в Україні.

Податкового агента, який нараховує (виплачує) оподатковуваний дохід на користь платника, зобов’язано утримувати збір із суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку збору 1,5% (пп. 168.1.1 п. 168.1 ст. 168 Податкового кодексу).

Як ми вже зазначали вище, установи та організації, які не фінансуються за рахунок бюджетних коштів, можуть установлювати розмір добових на свій розсуд. При цьому суму, яка перевищує максимальний розмір добових у межах України (243,60 грн.) і за кордон (913,50 грн.), слід розглядати як інші (компенсаційні) виплати, які нараховуються (виплачуються, надаються) платникові у зв’язку із трудовими відносинами. Такі виплати підлягають оподаткуванню військовим збором. Отже, сума, на яку збільшено розмір добових витрат на відрядження понад установлені норми на підставі рішення керівництва, підлягає оподаткуванню військовим збором на загальних підставах.

Крім того, оподаткуванню військовим збором підлягає і сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт і не повернутих у встановлений законодавством термін, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу (пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Кодексу). Таким чином, сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт і не повернутих у встановлений законодавством термін, підлягає оподаткуванню військовим збором.

Податковий облік витрат на службові відрядження: ЄСВ

Базу нарахування ЄСВ визначено в ст. 7 Закону № 2464, згідно з якою, зокрема, ЄСВ оподатковується сума нарахованої заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі. Слід зазначити, що повний перелік виплат, які належать або не належать до фонду оплати праці, визначено в Інструкції № 5. Відповідно до цієї Інструкції витрати на відрядження, у тому числі добові (у повному обсязі), до фонду оплати праці не належать (п. 3.15 Інструкції № 5).

Крім того, питання необхідності нарахування й утримання ЄСВ за сумами витрат на службові відрядження врегульовано Переліком № 1170, згідно з яким добові в повному обсязі, витрати на проїзд, наймання житла належать до таких виплат, на які ЄСВ не нараховується (п. 6 розділу І Переліку № 1170).