Не откладывайте на завтра: жителям Днепра дали полезные советы

Все мы с детства помним фразу: «Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня». Однако зачастую этой золотой истины недостаточно для рационального распределения времени. «Вісті» расскажут жителям Днепра, какие полезные привычки нужно приобрести и каких правил придерживаться на пути к достижению максимальной продуктивности труда.

Подводные камни

«В основе каждого провала лежат действия без плана» – так говорится в одной из книг о тайм-менеджменте – технологии организации времени и повышения эффективности его использования.

Представим, что вы работаете в офисе или на производстве, где деятельность сотрудника на виду. Согласитесь, что мотивация делать всю работу вовремя чаще всего просто железная. Иначе – замечание, выговор или штраф. А если вы – фрилансер или удаленный сотрудник… Распространенный стереотип, что это мечта каждого офисного работника. Но не все задумываются о подводных камнях такого формата труда.

Наглядный пример – история Ивана Гаврилова (фамилия изменена) из Днепра. После получения образования, он несколько месяцев работал веб-дизайнером в крупной компании – с 9.00 до 18.00, пять дней в неделю. Добираться в офис нужно было двумя маршрутками в течение двух часов. Транспорт всегда был переполненный, ехать зачастую приходилось стоя. И к началу рабочего дня Иван уже чувствовал себя уставшим. Арендовать квартиру поближе к офису или купить машину на тот момент парень не мог. Искать новую компанию не имело смысла, так как зарплата – хорошая. В итоге, Гаврилов договорился с руководством о выполнении тех же функций, но дистанционно. Радости не было предела, ведь теперь появляться в офисе он должен был всего раз в неделю, и то не утром. Но в первый же домашний трудовой день он столкнулся с тем, что самостоятельно организовать свой рабочий процесс у него не получалось.

Опыт Дарвина

Гаврилов как обычно встал в 6.00 и, осознав, как много еще осталось времени до начала рабочего дня, выгулял собаку, а потом решил немного поиграть в любимую компьютерную игру. Занятие настолько увлекло, что «очнулся» аж в 10.00. Затем позавтракал. Проект нужно было сдавать в пятницу и ему казалось, что впереди еще так много времени – целая рабочая неделя… Когда позвонила подруга, веб-дизайнер без зазрений совести проговорил с ней целый час. Потом оказалось, что дома нет нужных продуктов, поэтому Иван сходил в магазин. После обеда, в 15.00, он только начал работать. А уже через три часа была договоренность о встрече с другом. Иван понимал, насколько мало успел за день, но был уверен – наверстает. В похожем режиме прошли вторник и среда. К вечеру четверга Гаврилов осознал, что успел выполнить лишь 50% проекта. После чего была бессонная ночь за компьютером и отчаянные попытки успеть все в срок. Как результат, множество допущенных ошибок, возврат проекта на доработку и угроза увольнения.

В выходные Иван изучал информацию о том, как самостоятельно планировать рабочий день. Он нашел множество систем тайм-менеджмента разных авторов. Но, начав поочередно их применять, понял простую истину: не существует единой концепции, которая безоговорочно подойдет каждому. Например, во многих статьях описывается опыт рационального распределения времени ученого Чарльза Дарвина: утром он совершал прогулку, завтракал и начинал работать в 8.00. За день – еще два коротких променада и непродолжительный сон после обеда. Всего, не учитывая ответы на письма в перерывах, было около четырех рабочих часов. Существуют исследования, подтверждающие, что мозг человека способен на продуктивную работу только в течение этого времени. И хотя Дарвин не трудился восьмичасовой рабочий день, стал всемирно известным ученым и написал много книг.

Иван понимал, что пока не может настолько сократить свой рабочий день. Но главную мысль уловил: при большей концентрации, а также абстрагировании от всего лишнего и отвлекающего он сможет научиться качественно исполнять привычный объем работы за меньшее время. Ведь его уже не отвлекали болтающие рядом сотрудники…

Гаврилов еще около месяца боролся с приступами прокрастинации (склонность откладывания важных дел). Изучал методы тайм-менеджмента. Когда смог отобрать самые приемлемые для себя приемы из разных источников и постепенно, терпеливо превратил их в свои привычки, сам удивился тому, насколько быстрее стал выполнять работу – без потери качества. А спустя еще несколько недель даже начал брать дополнительные проекты в других компаниях.

Правило 15 минут

Иван Гаврилов поделился с «Вістями» опробованными методами тайм-менеджмента:

1. Каждое утро он встает в 6.00. (на сон – восемь часов). Делает зарядку, выгуливает собаку и завтракает. Уже в 8.00 – Иван за рабочим столом. Первые десять минут посвящает подробному планированию реализации частей проектов и установлению для них дедлайнов – крайних сроков выполнения. Основные пункты прописаны еще с вечера. Самые трудозатратные задания – на первую половину дня. На обед он выделяет около получаса, так как готовит еду заранее. Также в плане – десятиминутные перерывы каждые 2-3 часа, когда он выполняет несложные физические упражнения под любимую музыку.
2. Все и всегда записывает. Не считает, что таким образом можно ухудшить свою память. Есть гораздо более интересные сферы жизни, в которых можно тренировать свой мозг, вместо запоминания каких-либо бытовых вопросов.
3. Начиная работать, закрывает все кладки на компьютере, которые не нужны для проекта. Поначалу Иван пользовался компьютерной программой, которая ограничивает доступ к соцсетям на выбранный промежуток времени, так как ему очень мешала привычка постоянно проверять ленту новостей, а также отвечать на сообщения друзей, как только они приходят. Ведь в этом зачастую не было срочности. Оставляет только один «мессенджер», предназначенный исключительно для деловых переговоров. Такой подход требует самодисциплины, но только глубокое погружение в работу позволяет стать максимально продуктивным.
4. Интернет на телефоне выключает, а звонки бывают редко. Кладет мобильный в выдвижной ящик стола или оставляет его в другой комнате. В научных статьях есть информация о том, что наличие телефона в поле зрения, даже в выключенном режиме, снижает когнитивные способности человека – память, внимание, концентрацию, аналитическое мышление…
5. Перед каждым деловым звонком или встречей выписывает тезисы о целях беседы. Это помогает направлять разговор в нужное русло и не отвлекаться на посторонние темы.
6. Также быть более продуктивным Ивану помог минимализм. На рабочем столе он оставил только нужные для трудовой деятельности предметы – ноутбук, ежедневник, ручку, маркеры, листочки для записей, стакан с водой или кофе. Это позволяет не рассеивать внимание на что-то еще. К примеру, раньше стояло в рамке фото с любимой девушкой, и он мог легко отвлечься на мысли о ней. Сократив выбор одежды, Гаврилов стал быстрее собираться на встречи. Веб-дизайнер вспомнил о том, что Стив Джобс почти всегда надевал черную водолазку и джинсы. Это не помешало одному из основателей корпорации Apple достичь успеха, даже учитывая тот факт, что он мог прийти на важную деловую встречу босиком.
7. Гаврилов применяет самый действенный для него метод выхода из ситуации, когда сложно начать работу и просто лень что-либо делать. Это «правило пятнадцати минут» – нужно пообещать самому себе, что для начала поработаешь столь небольшой промежуток времени. А если будет совсем тяжело, то временно переключишься на что-то другое. Зачастую Иван за эти 15 минут легко втягивается в работу.

Екатерина Чередниченко,

фото pixabay