Заповнення заяви-розрахунку на лікарняні до ПФУ: зразок заповнення

За даними «Головбух», заява на лікарняні до ПФУ 2025 подається виключно в електронному вигляді. Вона є основним документом, на підставі якого працівник отримує допомогу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю. Щоб уникнути затримок і відмов, важливо правильно заповнити всі поля та врахувати останні зміни у формах і правилах.

Основні вимоги до заяви-розрахунку

Заяву-розрахунок формують у кабінеті страхувальника на порталі електронних послуг ПФУ. Подання відбувається після надходження е-лікарняного у закладку «Електронні листки непрацездатності».

Кожна заява має чітку структуру, прив’язану до конкретного листка непрацездатності. Дані з е-лікарняного підтягуються автоматично, але роботодавець зобов’язаний перевірити їх, внести розрахункові суми та підтвердити правильність інформації.

Подати заяву потрібно не пізніше 5 робочих днів після завершення е-лікарняного. Інакше можуть виникнути питання щодо дотримання строків або обґрунтованості виплати.

Ключові поля для заповнення та їх особливості

У заяві-розрахунку обов’язковими є такі поля:

• Дані застрахованої особи — ПІБ, реєстраційний номер, місце роботи;
• Відомості про листок непрацездатності — серія, номер, дата відкриття/закриття, причина (наприклад, «загальне захворювання», «догляд за дитиною»);
• Розрахунковий період — 12 місяців до місяця настання непрацездатності;
• Середньоденна зарплата — розраховується на основі виплат за відповідний період;
• Відсоток оплати — залежить від страхового стажу працівника;
• Кількість днів, які оплачує роботодавець і ПФУ;
• Загальна сума до сплати.

У разі нарахування допомоги по кількох періодах або кількох лікарняних заяву подають окремо на кожен випадок.

Поширені помилки при заповненні заяви

Найтиповіші помилки, які призводять до відхилення заяви або затримки виплат:

• невірна кількість оплачуваних днів;
• неправильний розрахунок середньоденної зарплати;
• пропущене поле або некоректні дані застрахованої особи;
• розбіжність між інформацією в е-лікарняному та заяві;
• дублювання заяв на один і той самий листок.

Ще одна поширена помилка — вказання днів, що збігаються з відпусткою або періодом простою, — у такому разі ПФУ може відмовити у фінансуванні.

Покрокова інструкція з прикладами

Крок 1. Перейдіть у кабінет страхувальника.
Увійдіть через КЕП до системи ПФУ й відкрийте розділ «Електронні листки непрацездатності».

Крок 2. Знайдіть потрібний е-лікарняний.
Оберіть запис за ПІБ працівника або за номером документа.

Крок 3. Створіть заяву-розрахунок.
Натисніть «Сформувати заяву» — частина полів заповниться автоматично.

Крок 4. Заповніть розрахункову інформацію.
Внесіть середньоденну зарплату, визначте відсоток компенсації відповідно до стажу (наприклад, 80%) і зазначте кількість оплачуваних днів.

Крок 5. Перевірте і надішліть.
Підпишіть документ КЕП і надішліть. Обов’язково збережіть квитанцію про прийняття.

Приклад:
Працівниця перебувала на лікарняному з 1 по 10 березня. Має 6 років страхового стажу — отже, отримає 80% середньоденного заробітку за 10 днів. Перші 5 днів оплачує роботодавець, решту — ПФУ.

Рекомендації для успішної подачі до Пенсійного фонду

1. Своєчасність — критично важлива. Подати заяву слід протягом 5 робочих днів із моменту закриття е-лікарняного.
2. Дані — звіряйте з е-лікарняним. Автоматичне підтягування не гарантує коректності — перевіряйте все вручну.
3. Стаж — впливає на відсоток оплати. Якщо є сумніви, уточніть у кабінеті страхувальника або зверніться до сервісного центру ПФУ.
4. Підпис — лише КЕП. Без електронного підпису заява не буде подана.
5. Архівуйте документи. Зберігайте копії всіх заяв і квитанцій — це важливо під час перевірок.

Заява-розрахунок — ключ до вчасної виплати лікарняних. Навіть одна дрібна помилка може призвести до затримки або відмови. Тому ретельне заповнення, увага до деталей і дотримання строків — запорука успішної взаємодії з ПФУ.