Паперовий VS електронний документообіг

Договори, накладні, рахунки-фактури, акти виконаних робіт, довіреності, листи та інші документи — без цього неможливо уявити будь-який бізнес. З розвитком технологій більшість підприємців перейшли на електронний документообіг, проте частина все ж надала перевагу паперовим документам. Розберемося, що краще, на основі декількох критеріїв.

Витрата коштів

Паперовий документообіг передбачає постійні витрати, серед яких:

• Папір, ручки, теки та інша канцелярія;
• Утримання архіву;
• Додаткове обладнання (принтер, факс, сканер тощо);
• Доставка документів;
• Працевлаштування людей, відповідальних за документацію.

Водночас електронний документообіг, наприклад Star.Docs від Київстар, не потребує таких вкладень коштів: все, що потрібно, це підключити ліцензію на 365 днів, однак її вартість набагато нижча, ніж сума витрат на паперовий документообіг за аналогічний період. Зберігайте документи в одному місці, доступному з різних пристроїв, створюйте копії файлів та підписуйте документи за допомогою КЕП в декілька кліків.

Витрата часу

Паперовий документообіг — це 4 – 5 годин, щоб надіслати документ іншому працівнику, 1 – 2 дні, щоб отримати підпис, та до одного тижня, якщо документ є неактуальним та його потрібно надіслати назад, актуалізувати та відправити на підпис знову.

Електронна документація ж зекономить час, потрібний для обробки документів, на 90%. Створюйте, змінюйте та надсилайте документи за лічені секунди, підписуйте договори в декілька кліків, та видаляйте застарілі файли, поки п’єте каву чи відпочиваєте.

Захист даних

Паперовий документ можуть викрасти, знищити, заплямити, розірвати чи загубити. У таких випадках знадобиться або знову друкувати документ, якщо він зберігся в електронному вигляді, або створювати новий, витрачаючи на це години часу.

Цифровий документ же захищений від зловмисників, його не можна порвати чи знищити, а в разі його видалення ви зможете відновити файл. Крім цього, в Star.Docs від Київстар ви також зможете зберігати дані в хмарі, що звільнить простір на ПК чи смартфоні.

Зручність роботи

Паперовий документообіг — це тисячі копій, архів, де складно знайти потрібний документ, прив’язка до місця, де знаходиться документ фізично, а також залежність від роботи принтера, наявності паперу тощо.

Електронний документообіг, своєю чергою, дозволить позбутися зайвих папірців, зберігати та вносити зміни в один і той самий документ, швидко знайти потрібний файл за допомогою сортування та пошуку, а також працювати з документом в будь-де та будь-коли.