Як усе встигати на роботі: найкращі поради, які діють

Якщо ви зауважили, що 8 годин вам недостатньо для того, щоб виконати поставлену перед вами роботу, – замисліться, чи не відволікає вас щось, чи не робите ви щось у неправильній послідовності? Цілком імовірно, що для того, щоб досягнути успіху, потрібно більше докладати сили, пише “Радіо Максимум”.

Отже, що потрібно зробити для того, аби підвищити свою продуктивність?

1. Дотримуйтеся правила 80/20

Це правило ще називають Законом Парето. Його придумав італійський економіст Вільфредо Парето. Якщо застосувати це правило до тайм-менеджменту, то по ньому слід діяти так, щоб 20% ваших дій приносили 80% результату.

Наприклад, у вас є список завдань, з якого потрібно викреслити 10 пунктів. За правилом 80/20 ви в першу чергу займаєтеся першими двома, тому що ці завдання принесуть вам більшу користь.

Все, що тобі потрібно, щоб слідувати правилу, – це приділяти найбільше часу найважливішим речам.

2. “З’їжте жабу”

Марк Твен якось сказав: “Якби ти щоранку з’їдав живу жабу, то залишок дня ти б провів з почуттям, що найгірше вже позаду” (пише мотиваційний спікер Брайан Трейсі).

Що для вас є тією самою “жабою”? Швидше за все, це найбільше та найважливіше завдання, яке ви всіляко намагаєтеся відкладати на потім.

Ось що пропонує Трейсі, щоб вам було легше з’їсти свою жабу:

• потрібно зробити 2 важливі справи – починайте з найбільшого і складного;
• заведіть звичку виконувати найголовнішу задачу зранку, коли у вас найбільше енергії та концентрації.

Беріться за справу відразу та привчайте себе доводити її до кінця.

3. Навчіться відмовляти

На ранніх етапах кар’єри дехто готовий взятися за будь-який проєкт, який їм запропонують. В результаті страждає продуктивність, а ви вигораєте, тому що у вас немає часу, щоб розібратися з усіма завданнями. Так відбувається, коли людина не вміє сказати “ні” клієнту, тому що думає, що в такому разі до нього більше ніколи не звернуться.

Зрозумійте: іноді вам просто доведеться відмовляти. Займайтеся тільки тими справами, на які у вас є час, і які вам цікаві. Якщо ви чесно про це скажете, ваші клієнти, колеги та друзі вас зрозуміють і будуть раді попрацювати з вами.

4. Боріться з відволікаючими факторами

Спробуйте порахувати, скільки разів у середньому відволікаєтеся за день. Скільки разів хтось із колег або родичів відриває вас від роботи? Як часто ви відволікаєтеся на телефон, пошту і соціальні мережі?

Дослідники виявили, що подібні перерви в середньому забирають по 6 годин на день. А на те, щоб повноцінно повернутися до роботи, у людей зазвичай йде близько 23 хвилин.

Ви повинні позбутися відволікаючих чинників. Для початку закрийте двері в кабінет, де будете “їсти свою жабу”. Відімкніть настирливі повідомлення на телефоні та виділіть спеціальний час, коли будете відповідати на пошту і дзвінки.

5. Користуйся списками

Не ускладнюйте собі життя та складайте списки тільки таких чотирьох типів:

• Розклад дня – складайте плани на день, а також цілий рік і дотримуйтеся їх.
• Список завдань – базовий список, в якому повинні бути 3-4 найважливіші і термінові завдання.
• Список контактів – запишіть, кому вам треба подзвонити або відправити лист. Імена краще вказувати в алфавітному порядку.
• План зустрічі – вкажіть, що слід обговорити на нараді або в діловій розмові.

Кожен з цих списків можна адаптувати під свої потреби. Головне привчити себе до режиму.

Маємо надію, що наші поради допоможуть вам витиснути максимум з робочого дня, а також встигнути все.